Come gestire i documenti confidenziali

Ogni giorno in ufficio circolano molti documenti e, spesso, le persone che li gestiscono commettono degli errori nella fase dello smaltimento perché non sono in grado di identificare cosa costituisce un documento confidenziale sul posto di lavoro. La pratica più comune è quella di gettare tutta la documentazione nel cestino, qualunque sia la sua natura. Ma cosa si intende per confidenziale? E il cestino è la scelta più sicura?

Un documento è considerato confidenziale quando contiene una di queste quattro tipologie di informazioni:

  1. Informazioni personali identificabili
  2. Informazioni protette dalle leggi sulla privacy
  3. Informazioni aziendali confidenziali
  4. Informazioni finanziarie

INFORMAZIONI PERSONALI IDENTIFICABILI

Includono tutte le informazioni che consentono ad un truffatore di identificare un individuo come:

  • Firma
  • Nome
  • Indirizzo
  • Numero di telefono
  • Email
  • Numeri di conto

INFORMAZIONI PROTETTE DALLE LEGGI SULLA PRIVACY

Le imprese hanno l’obbligo legale di proteggere le informazioni degli individui. Le leggi sulla privacy regolano il modo in cui vengono gestite le informazioni nei luoghi di lavoro. La legislazione rilevante al momento in Italia comprende:

  • Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR)
  • Codice della privacy

INFORMAZIONI AZIENDALI CONFIDENZIALI

Comprendono informazioni sulle vendite, sulle strategie di marketing, bilanci, proprietà intellettuali, informazioni fiscali e molte altre. Se finite nelle mani sbagliate potrebbero mettere a rischio la posizione competitiva dell’organizzazione.

INFORMAZIONI FINANZIARIE

Ne fanno parte la cronologia delle transazioni, gli assegni, le informazioni sugli investimenti, gli estratti conti bancari, etc.

 

Anche se non considerati confidenziali, sono tali documenti come carte d’imbarco, buste paga, posta indesiderata, appunti su post-it e etichette di spedizione perché contengono informazioni come dettagli personali e bancari, password, etc.

È pratica comune, però, che i documenti vengano trascurati e smaltiti in modi non corretti. L’utilizzo del cestino è il metodo meno sicuro poiché chiunque potrebbe venire a contatto con la documentazione, prenderne visione e riutilizzare le informazioni contenute in modo improprio attraverso la rivendita o la divulgazione. La perdita di dati riservati può avere dei significativi impatti negativi per l’azienda come la perdita di competitività e il danno reputazionale, nonché sanzioni finanziarie ai sensi della legge sulla protezione dei dati e potenziali procedimenti penali.

UNA SOLUZIONE SICURA E CERTIFICATA

Per risolvere il problema della sicurezza quotidiana dell’ufficio, Distruzione Documenti offre alle aziende dei contenitori di sicurezza per la raccolta di tutti i documenti classificati come confidenziali. Questi contenitori rappresentano l’alternativa più sicura al cestino gettacarte e al distruggidocumenti da ufficio perché la documentazione inserita al loro interno viene distrutta tramite speciali veicoli mobili di distruzione direttamente nella sede del cliente. Inoltre, al termine viene rilasciato un certificato di distruzione che permette alle aziende di dimostrare di aver perseguito elevati standard di sicurezza sull’eliminazione dei documenti.

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