Come eliminare in modo sicuro i tuoi documenti
La privacy dei cittadini è una questione sempre più delicata, soprattutto a causa della crescente digitalizzazione che riguarda ogni settore della nostra vita. Molto spesso si sente parlare di frodi come il phishing o il vishing, ovvero il furto di dati personali attraverso link spediti per posta elettronica o sms.
Tuttavia la sottrazione di dati personali, al fine di organizzare furti di identità e truffe di vario genere, avviene ancora anche tramite il tradizionale reperimento di materiale cartaceo contenente informazioni sensibili.
Per tale motivo tutti devono prestare una grande attenzione alla gestione della documentazione che riporta dati a rischio di trafugamento, in particolare le aziende. Quest’ultime si trovano infatti ad amministrare ogni giorno un’innumerevole quantità di dati personali e hanno perciò il dovere di tutelare loro stesse, clienti, dipendenti e fornitori.
Obblighi di Legge e GDPR
La cancellazione sicura dei dati è obbligo di Legge secondo quanto contenuto nel Decreto Legislativo 196 del 2003 – Codice in materia di protezione dei dati personali – e nel GDPR (General Data Protection Regulation) del 2016.
La Commissione Europea con quest’ultimo regolamento ha voluto aumentare i parametri di sicurezza e di protezione della privacy. A questo proposito è previsto anche il diritto di richiedere la cancellazione dei dati personali. Il GDPR infatti all’articolo 17 relativo al “diritto all’oblio” impone un obbligo di cancellazione sicura dei dati personali.
La sicurezza dei dati aziendali
Le imprese sono responsabili, civilmente e penalmente, per i danni causati a terzi in caso di trattamento non corretto di dati riservati, e sono perciò tenute ad attuare specifiche misure di sicurezza che passino attraverso un’adeguata gestione e archiviazione dei documenti. È poi di vitale importanza distruggere correttamente il materiale che riporta informazioni proprie o di terzi.
Su quest’ultima tappa c’è ancora un po’ di ingenuità. Infatti molte persone, sia privati che aziende, tendono ad utilizzare i tradizionali distruggidocumenti da ufficio, reperibili ad un buon prezzo anche su internet. Ma questo strumento è davvero sicuro per la privacy? La risposta è no, a causa dello sviluppo di particolari software che, con un pc e uno scanner, sono in grado di rimettere in ordine le strisce di carta ricomponendo il documento distrutto.
L’operazione aiuta le aziende a ripristinare la documentazione erroneamente eliminata, ma il software può diventare uno strumento illegale se utilizzato dai ladri di identità e informazioni, i quali recuperano i dati sensibili dalla spazzatura.
Perciò sbarazzarsi del materiale cartaceo con un distruggidocumenti e poi smaltire il tutto nei tradizionali recipienti per la raccolta differenziata, non basta. La soluzione più sicura è affidarsi sempre ad un’impresa professionale e certificata che applichi metodi di distruzione sicuri.
Perché affidarsi ad una ditta specializzata
Per distruggere i documenti aziendali è necessario rivolgersi ad un’azienda certificata, in questo caso quindi la distruzione dei documenti avverrà tramite speciali automezzi mobili, che si recano direttamente in azienda. Grazie a tale sistema si ottengono diversi vantaggi:
- Il passaggio della documentazione dall’azienda al mezzo di distruzione annulla ogni possibilità di trafugamento e di smarrimento accidentale
- La distruzione viene condotta sotto la supervisione dell’addetto aziendale
- Il livello di frammentazione del materiale rende impossibile qualsiasi recupero
- Tutela dell’ambiente con alto grado di riciclo
La procedura appena descritta è l’unica che assicura una distruzione totale e senza rischi dei documenti contenenti dati sensibili. È possibile rivolgersi a imprese come Distruzione Documenti, la prima azienda italiana a garantire un servizio di tale genere.
Con un servizio a domicilio, dotati di un veicolo che distrugge fino a 1200 kg per ora di documenti e archivi, la distruggi documenti professionale renderà i documenti irrecuperabili con un taglio inferiore ai 2 mm per singolo pezzo.
Grazie a Distruzione Documenti il processo di distruzione viene certificato, aiutando le aziende e gli enti ad essere in regola con quanto previsto dal d. lgs. 196/03, dal GDPR e dalle altre normative italiane e comunitarie in materia, ai fini di non incappare nelle responsabilità civili e penali ivi stabilite.
Oltre all’eliminazione di documenti, archivi e faldoni, Distruzione Documenti si occupa anche della cancellazione definitiva di file da memorie digitali, hard disk e ogni dispositivo elettronico.
