La conservazione e la distruzione dei documenti contenenti dati sensibili è una delicata attività che riguarda qualunque settore aziendale, sia esso pubblico o privato. Nel settore sanitario, per la delicatezza dei dati trattati, la conservazione dei dati sensibili assume un aspetto particolarmente rilevante. Le aziende sanitarie, quindi, devono essere attente a quanto stabilito dalle normative vigenti per evitare smarrimenti di dati con conseguenze devastanti su reputazione aziendale e privacy dei pazienti.

In questo articolo cercheremo di chiarire i riferimenti normativi sulla distruzione dei documenti sanitari, i tempi di conservazione e altre informazioni utili.

Le aziende sanitarie, quindi, devono essere attente a quanto stabilito dalle normative vigenti per evitare smarrimenti di dati con conseguenze devastanti su reputazione aziendale e privacy dei pazienti.

I riferimenti normativi che riguardano la conservazione dei documenti sanitari sono:

I documenti sanitari possono essere suddivisi in 6 gruppi, ognuno differente per il tempo di conservazione di cui necessita:

Custodia illimitata

Fanno parte di questo gruppo accertamenti sanitari su lavoratori, analisi di campioni in laboratorio, cartelle cliniche di ospedali pubblici e privati, consenso al trattamento dei dati personali, esami di laboratorio, referti e radiografie.

Custodia fino alla cessazione dell’attività

Fanno parte di questo gruppo denunce riguardanti ambulatori, case di cura, laboratori analisi, depositi di presìdi sanitari.

Custodia di 40 anni

Fanno parte di questo gruppo i documenti relativi al recupero retribuzione dei dipendenti assenti dal lavoro per responsabilità di terzi.

Custodia di 30 anni

Fanno parte di questo gruppo documenti riguardanti attività produttive, liquidazione, decreti e ordinanze.

Custodia di 20 anni

Fanno parte di questo gruppo pratiche della commissione medica locale in materia di patenti speciali e registrazioni relative al sangue (emogruppo, anticorpi irregolari, reazioni trasfusionali, prove di compatibilità)

Custodia di 10 anni

Fanno parte di questo gruppo fatture, documenti contabili e fiscali, estratti conto, consulenze, radiografie, campioni.

A dettare ulteriori regole relative alla conservazione dei dati sanitari c’è il GDPR.

Se i dati personali contenuti all’interno dei documenti sanitari sopra elencati seguono i medesimi tempi di conservazione infatti, in tutti gli altri casi vale quanto stabilito dall’articolo 5, parte 1, lettera e del GDPR.

Il Titolare del trattamento dei dati personali deve quindi specificare per quanto tempo ha bisogno di tali dati, impegnandosi a cancellarli in maniera definitiva alla decorrenza del termine.

La conservazione inoltre varia a seconda della tipologia di documenti:

Se i documenti sono digitali le aziende devono obbligatoriamente avvalersi della conservazione digitale, poiché solo in questo modo è possibile garantirne l’autenticità e la reperibilità;

Se i documenti sono cartacei l’archiviazione degli stessi necessita di appositi spazi fisici gestiti in modo da assicurare tutte le misure di sicurezza.

Il Titolare del trattamento dei dati personali deve specificare per quanto tempo ha bisogno di tali dati, impegnandosi a cancellarli in maniera definitiva alla decorrenza del termine.

Oltre ad essere responsabile per la conservazione, il Titolare del trattamento dei dati è responsabile anche della distruzione di qualunque documento contenente dati sensibili, siano essi rientranti nelle sopraelencate categorie o facciano parte di materiale di scarto, ossia tutti quei documenti che non necessitano archiviazione ma che contengono informazioni riservate protette dal GDPR.

In particolare, un settore delicato come quello sanitario richiede professionalità e sicurezza di distruzione, oltre che il rispetto della privacy dei pazienti.

Distruzione Documenti offre uno specifico servizio di distruzione di radiografie, cartelle cliniche, esami di laboratorio, Tac ed altri documenti sanitari. Il servizio è offerto a ospedali, cliniche, laboratori di analisi, case di cura e altre istituzioni sanitarie pubbliche e private.

La distruzione avviene grazie a uno speciale veicolo che permette di distruggere gli archivi direttamente presso l’azienda del cliente, evitando così che i documenti lascino la sede. Offriamo, inoltre, un servizio di sanitizzazione dei dati digitali che cancella file e informazioni sensibili senza distruggere il supporto, sia esso un hard disk, uno smartphone o un’altra memoria digitale di qualunque tipo.