CONSERVAZIONE FISICA DEI TUOI DOCUMENTI

Lo spazio per lo stoccaggio fisico dei documenti da conservare per legge può risultare antieconomico, soprattutto se NON si dispone di spazio, tempo e risorse. 

Distruzione Documenti ha aiutato tantissime aziende di ogni dimensione a sviluppare soluzioni di archiviazione adeguate alle loro esigenze, offrendo servizi completi di gestione documentale.

Perché delocalizzare il tuo archivio dei documenti cartacei?

I dati aziendali possono essere definiti come DOCUMENTI che, secondo la legge, devono essere conservati per un determinato periodo di tempo a seconda della tipologia, come da indicazioni dell’AE. e CC. 

L’utilizzo di un servizio di archiviazione delocalizzato professionale aiuta la tua organizzazione in tre diverse modalità.

  1. Sicurezza: proteggi i tuoi documenti da accessi non autorizzati archiviandoli in una struttura esterna sicura e gestita da professionisti qualificati.
  1. Convenienza: libera spazio e risparmia costi spostando i tuoi documenti fuori sede. Potrai comunque consultarli in caso di bisogno con il nostro servizio di consegna e ritiro.
  1. Flessibilità: gestisci facilmente la consistenza del tuo archivio, inviando i documenti non più soggetti alla ritenzione temporale obbligatoria alla distruzione sicura e certificata e paga solo per lo spazio che usi.

COME FUNZIONA QUESTO SERVIZIO?

1 step: indicizzazione

Ti forniamo robuste scatole (autocostruite e certificate per proteggere da umidità e acari), per archiviare i tuoi raccoglitori, i quali vengono etichettati riportando il contenuto. Potrai fare da solo le scatole o richiedere il nostro servizio.

Puoi utilizzare il tuo sistema di indicizzazione con campi personalizzati o possiamo fornirti un modello standard.

2 step: ritiro

Ritiriamo le scatole dai tuoi uffici e le trasportiamo presso le nostre sedi.

Ogni scatola è etichettata con un codice a barre e un numero di tracciabilità univoci.

I codici a barre vengono scansionati per contrassegnare lo stato e la posizione di ogni scatola dal ritiro al posizionamento sullo scaffale.

3 step: richiesta

Puoi richiedere la consegna di scatole/faldoni/documenti tramite via e-mail o per telefono.

Cosa ti offre Distruzione Documenti

  1. Consistenza aggiornata dell’archivio: conosci sempre lo stato, la quantità e la posizione dei tuoi documenti.
  2. Il trasferimento dei vostri archivi cartacei presso Facility a norma di legge per sicurezza antincendio, allagamento e furti.
  3. Il Cliente si scarica di ogni responsabilità di sicurezza e si libera spazio e conseguente riduzione di affitti e/o costi di sicurezza. 
  4. Accesso limitato: l’ingresso nelle strutture richiede un accesso speciale codificato ed è consentito solo al personale autorizzato. 
  5. Sicurezza di poter accedere ai documenti originali in caso fosse necessario il recupero per eventuale evidenza a terzi.
  6. Costi che vanno a decrementare nel corso del tempo a seguito della distruzione annuale dei documenti non più soggetti ad obbligo di conservazione.

Inoltre i poli di Distruzione Documenti di Aprilia e Milano sono certificati 27001 e 15713 per la distruzione certificata, e sono conformi alle normative di sicurezza legate alla sicurezza del dato, compresa quella ambientale che prevede: sorveglianza CCTV 24 ore su 24, 7 giorni su 7, aggiungendo un ulteriore livello di sicurezza e responsabilità e garanzia assoluta della distruzione certificata della documentazione.