DIGITALIZZAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Vuoi avere il completo controllo dei tuoi documenti, risparmiando spazio, semplificando la condivisione e il flusso di lavoro? Digitalizza e conserva!
Puoi digitalizzare tutto il tuo materiale cartaceo con i nostri servizi di scansione e imaging dei documenti.
Perché usare la scansione dei documenti?
Riduci lo spazio: ci sono documenti essenziali che devi conservare per obblighi di legge e per il buon funzionamento della tua attività, ma puoi comunque limitare lo spazio di archiviazione convertendo i documenti cartacei in documenti digitali con lo stesso valore legale dei documenti cartacei.
Potrai distruggere i documenti cartacei convertendoli digitalmente con un processo certificato AGID. Scopri come funziona la conservazione a norma AGID.
Aumenta la produttività: i documenti digitali sono più facili da condividere e semplificano così il flusso di lavoro. Possono anche essere integrati al tuo un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) per l’accesso sicuro a livello aziendale e per l’analisi dei dati.
Aumenta il controllo: limita e monitora l’accesso ai documenti assicurando contemporaneamente che tutti nella tua organizzazione dispongano delle informazioni necessarie quando ne hanno bisogno.
Come funziona questo servizio
- Collezione
A meno che i documenti non siano già in deposito presso una delle nostre strutture, verremo da te per raccogliere i documenti cartacei che verranno poi scansionati dai nostri operatori selezionati.
- Preparazione
Prima della scansione, i documenti vengono normalizzati rimuovendo cuciture, graffette e altre rilegature. Vengono inoltre esaminati per verificare la presenza di eventuali strappi o pieghe.
- Scansione
Il processo di scansione effettivo può variare a seconda del tipo di servizio e del tipo di file di cui hai bisogno. Le immagini scansionate verranno controllate per accertarne la chiarezza e la leggibilità.
- Indicizzazione dei documenti
Si possono aggiungere chiavi di ricerca, oltre a quelli obbligatori secondo le diverse classi documentali, (metadati) al fine di poter ricercare quello di cui hai bisogno. Possiamo arrivare fino ai 18 campi indicati da normativa AGID.
- Condivisione
Ti forniremo i tuoi documenti digitali sul supporto che scegli come unità esterna, archiviazione cloud o disco.
- Conservazione a norma dei documenti digitali secondo norme AGID
- Distruzione certificata dei documenti
Possiamo distruggere in modo sicuro i documenti cartacei originali portati in conservazione digitale. Alcuni documenti non possono essere distrutti anche se è stata creata una versione digitale. È importante richiedere una consulenza legale prima di distruggere i documenti aziendali critici o obbligatori per legge.
Chiamaci oggi per discutere riguardo le migliori soluzioni per la gestione dei documenti della tua azienda. Se non sei ancora pronto per intraprendere la digitalizzazione dei tuoi documenti, prendi in considerazione il nostro archivio di documenti sicuro e conveniente.
