Servizio Scan&Shred

CONSERVAZIONE FISICA DEI TUOI DOCUMENTI FISCALI

La creazione di un sistema di gestione documentale può risultare difficoltoso, soprattutto se si dispone di spazio, tempo e risorse limitati.

Distruzione Documenti ha aiutato tantissime aziende di ogni dimensione a sviluppare soluzioni di archiviazione adeguate alle loro esigenze, offrendo servizi completi di gestione documentale.

Perché esternalizzare l’archivio?

I dati aziendali possono essere definiti come file che, secondo la legge, devono essere conservati per un determinato periodo di tempo.

Il materiale può essere cartaceo o sotto forma di supporti come o hard disk, nastri, unità LTO.

L’utilizzo di un servizio di archiviazione professionale può aiutare la tua organizzazione in tre diverse aree.

  1. Sicurezza: proteggi i tuoi dati da accessi non autorizzati archiviandoli in una struttura esterna sicura e gestita da professionisti qualificati.
  2. Convenienza: libera spazio spostando i tuoi DOCUMENTI fuori sede.
    Potrai comunque consultare i documenti in caso di bisogno, ricevendo una scansione o la consegna fisica del documento con il nostro servizio di consegna e ritiro.

Flessibilità: gestisci facilmente la tenuta ed invia la documentazione scaduta alla distruzione sicura e certificata pagando solo per lo spazio che usi effettivamente

Come funziona

1

Indicizzazione

Ti forniamo le scatole per archiviare i tuoi raccoglitori, i quali vengono etichettati in riferimento al contenuto. Ad esempio, hai solo bisogno di indicizzare i faldoni o raccoglitori oppure devi indicizzare anche i singoli file? Puoi utilizzare il tuo sistema di indicizzazione con campi personalizzati o possiamo fornirti un modello standard.

2

Ritiro

Ritiriamo le scatole dai tuoi uffici e le trasportiamo presso le nostre sedi. Ogni scatola è etichettata con un codice a barre univoco al fine della tracciabilità. I codici a barre vengono scansionati per contrassegnare lo stato e la posizione di ogni scatola dal ritiro da te al posizionamento sullo scaffale.

3

Richiesta

Puoi richiedere la consegna o il ritiro di scatole/file tramite il portale web , via e-mail o per telefono.

Cosa ti offre Distruzione Documenti

TENIAMO CONTO CHE QUESTI SERVIZI SARANNO SUB APPALTATI

Vediamo insieme quali sono tutti i servizi che ti offre la nostra azienda. 

  • Monitoraggio della consistenza archivio : conosci sempre lo stato e la posizione dei tuoi file.
  • Accesso limitato: l’ingresso nelle strutture richiede un accesso speciale codificato ed è consentito solo al personale autorizzato.
  • Certificazione: i nostri poli archivistici di Aprilia e Milano sono certificati 27001 e 15713 per la distruzione certificata.
  • Antincendio: sistemi soppressione fiamme  sono integrati nel nostro sistema di scaffalature.
  • Conformità: i nostri servizi sono conformi alle normative di sicurezza del dato richieste, compresa quella ambientale.
  • Scatole robuste: i tuoi documenti verranno custoditi in scatole auto costruite specifiche e certificate per proteggerli da umidità e acari.
  • Consegna / Ritiro: potrai avere accesso continuo ai tuoi documenti quando ne hai bisogno.
  • Portale web: è possibile avere accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7 al nostro portale, per visualizzare il tuo inventario ed effettuare richieste di consegna.
  • Prevenzione dai parassiti: trattiamo regolarmente la nostra struttura per evitare che parassiti come topi e ratti raggiungano i tuoi documenti.
  • Sorveglianza CCTV.
  • Distruzione certificata della documentazione scaduta dopo obbligo temporale di conservazione.

Tutte le strutture DD sono sotto sorveglianza CCTV 24 ore su 24, 7 giorni su 7, aggiungendo un ulteriore livello di sicurezza e responsabilità.

Perché fare ricorso alla scansione dei documenti?

Riduci lo spazio: ci sono file essenziali che devi conservare per obblighi di legge e per il buon funzionamento della tua attività, ma puoi comunque limitare lo spazio di archiviazione convertendo i documenti cartacei in record digitali.

Potrai distruggere i documenti cartacei convertendoli digitalmente con un processo certificato AGID. Scopri come funziona la conservazione a norma AGID.

Aumenta la produttività: i record digitali sono più facili da condividere, e facilitare così il flusso di lavoro. Possono anche essere aggiunti a un sistema ECM (Enterprise Content Management) per l’accesso sicuro a livello aziendale e per l’analisi dei dati.

Aumenta il controllo: limita e monitora l’accesso ai record digitali assicurando contemporaneamente che tutti nella tua organizzazione dispongano delle informazioni necessarie quando ne hanno bisogno.

Come funziona questo servizio

1

Collezione

A meno che i file non siano già in deposito presso una delle nostre strutture, verremo da te per raccogliere i documenti cartacei che verranno poi scansionati dai nostri operatori selezionati.

2

Preparazione

Prima della scansione, i documenti vengono normalizzati rimuovendo cuciture, graffette e altre rilegature. Vengono inoltre esaminati per verificare la presenza di eventuali strappi o pieghe.

3

Scansione

Il processo di scansione effettivo può variare a seconda del tipo di servizio e del tipo di file di cui hai bisogno. Le immagini scansionate verranno controllate per accertarne la chiarezza e la leggibilità.

4

Metadatazione

Aggiungiamo chiavi di riferimento (metadati) al fine di poter ricercare quello di cui hai bisogno. Possiamo arrivare fino ai 18 campi indicati da normativa AGID.

5

Condivisione

Ti forniremo i tuoi documenti digitali sul supporto che scegli come unità esterna, archiviazione cloud o disco.

6

Conservazione a norma dei documenti digitali secondo norme AGID.

Una volta digitalizzati, i tuoi documenti possono essere validati come file digitali e conservati secondo le norme AGID. In questo modo non avrai più bisogno di conservare il cartaceo

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Distruzione certificata dei documenti

Possiamo distruggere in modo sicuro i documenti cartacei originali, conservarli presso una struttura DD o restituirli presso la tua sede. Alcuni record non devono essere distrutti anche se è stata creata una versione digitale. È importante richiedere una consulenza legale prima di distruggere i documenti aziendali critici o obbligatori per legge

Chiamaci oggi per discutere riguardo le migliori soluzioni per la gestione dei documenti della tua azienda. Se non sei ancora pronto per intraprendere la digitalizzazione dei tuoi file, prendi in considerazione il nostro archivio di documenti sicuro e conveniente.