Gestione documentale: 5 regole per farlo al meglio
Cosa si intende per gestione documentale?
Si tratta dell’insieme dei sistemi gestionali che permettono di amministrare, organizzare, proteggere, condividere ed archiviare i documenti durante l’intero ciclo vitale degli stessi.
A prescindere dalla natura del documento (sia cartaceo che digitale), le informazioni che esso contiene devono essere acquisite, lavorate ed archiviate in modo corretto, ed essere sempre disponibili per la consultazione e la condivisione, oltre che per l’eventuale distruzione finale.
I dati contenuti all’interno di un documento possono avere natura diversa, ed essere di tipo amministrativo, contabile, giuridico, commerciale o personale, ed una corretta buona gestione di questi dati risulta assolutamente fondamentale all’interno di qualsiasi realtà aziendale, che si tratti di imprese piccole, medie o grandi.
Quali soluzioni per ottimizzare questo processo così delicato ed importante?
Vediamo alcune regole per farlo al meglio.
Gestione documentale: cosa c’è sapere
Come detto, la gestione dei documenti riveste una grande importanza in ambito aziendale.
Esistono software specifici, i cosiddetti Document Management System (DMS) che svolgono l’intero processo in modo sicuro ed efficiente.
I vantaggi derivanti da questo processo sonno numerosi:
Riduzione dei costi di stampa
Riduzione dei costi per gli archivi fisici
Notevole risparmio di tempo e spazio
Velocità e facilità di consultazione, anche da remoto
Maggiore sicurezza per dati ed informazioni
Efficienza e competitività aziendali migliorate
Vediamo quindi 5 regole per una gestione documentale semplice ed efficace:
Indicare una figura professionale che si occuperà del processo: un responsabile della gestione documentale potrà occuparsi della gestione dei documenti, monitorando tutte le fasi che possono riguardare la conservazione e la consultazione dei documenti. Si tratta inoltre di una figura professionale introdotta dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013.
Adottare un software gestionale: come già osservato in precedenza, si tratta del modo migliore per la conservazione dei documenti, capace di apportare numerosi benefici all’azienda in termini di efficienza e funzionalità.
Comunicare chiaramente la presenza di un sistema gestionale: manager ed impiegati dovranno essere informati della presenza di un sistema gestionale. Il consiglio e di redigere un piano di comunicazione formale che possa fornire tutte le informazioni a riguardo.
Fornire un manuale di gestione documentale: in questo modo, tutti i partecipanti all’azienda potranno conoscere criteri, regole e protocolli per una corretta gestione dei dati, imparando le nozioni che rendono possibile la consultazione e l’archiviazione di un determinato documento.
Rendere accessibili le autorizzazioni e gli accessi per la consultazione dei documenti a tutte le persone che lavorano in azienda: così facendo, chiunque potrà sempre avere accesso all’archivio digitale e poter operare senza problemi. Adottando una strategia simile, si potrà incrementare la collaborazione tra i dipendenti ed aumentare di conseguenza l’efficienza aziendale.
Una volta compreso completamente tutto il flusso documentale, ed elaborata una strategia di conservazione dei documenti, è necessario comprendere per quanto tempo devono essere conservati alcuni documenti e cosa farne quando questo tempo è scaduto.
Per quanto tempo vanno conservati i documenti
Il tempo di conservazione varia in base alla tipologia di documento, e va da un minimo di un anno ad un massimo di venti anni.
Questi documenti vanno conservati perché andranno consegnati in caso di controlli.
Distruggere i documenti sia cartacei che digitali
Finito il periodo di conservazione dei documenti aziendali però questi andranno eliminati.
Come? Con un sistema certificato di Distruzione Documenti, che in caso di documenti cartacei procederà alla loro distruzione fisica, e in caso di documenti digitali offre un esclusivo servizio per la cancellazione definitiva dei dati contenuti negli hard disk e altri strumenti di storage.
La cancellazione permette di eliminare definitivamente e in modo irrimediabile i dati contenuti in centinaia o migliaia di hard disk. La procedura può avvenire direttamente in azienda o con collegamento remoto.
